Realizar Auditorias Internas, agrega valor para a Organização?
A discussão aqui, não trata da necessidade de uma organização que é certificada em alguma norma de sistema de gestão ter que realizar auditoria interna, pois isso é requisito, mas sim, do quanto uma auditoria interna agrega valor, seja auditoria de produto, processo ou sistema de gestão da qualidade.
Esta reflexão, veio a partir da experiência que estamos tendo em alguns de nossos clientes cujos sistemas de gestão da qualidade começam a ficar robustos, ou seja, possuem as seguintes características:
- Adotam a abordagem de gestão por processos de negócios, ao invés de departamental;
- A Alta Direção, Gestores e Pessoal Chave realiza anualmente a análise do contexto da organização, identificando as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, que serão as referências para definir os objetivos, indicadores e metas anuais do negócio;
- Os Gestores dos Processos de Negócio realizam de fato a gestão do seu respectivo processo, saindo totalmente da operação, tendo como foco torná-lo mais rápido, melhor e mais barato adotando, não a hierarquia como forma de promover mudanças, até porque não é uma função de chefe, mas sim a negociação, persuasão e consenso;
- Os Gestores dos Processos de Negócio são responsáveis por desenvolver a competência, polivalência, comunicação e conscientização de todo pessoal envolvido no processo;
- Adotam de forma sistêmica, métodos adequados e aplicados corretamente para análise de problemas e ações corretivas, análise e gestão de riscos e oportunidades, planejamento de objetivos e metas, gestão de mudanças, análise do contexto, tomada de decisão etc.
- Há engajamento de todos os envolvidos com os respectivos processos em relação aos objetivos, metas, riscos, oportunidades e execução.
A percepção que temos, é que se um sistema de gestão da qualidade é robusto e dinâmico, uma auditoria, por melhor que seja, vai descobrir aquilo que os Gestores, Diretoria e pessoal chave já sabem, pois existe uma gestão efetiva dos processos de negócios, tanto da sua operação, como dos resultados.
Por que auditorias internas não agregam valor?
Alguns dos principais motivos:
- Se um processo tem indicadores adequados, as não conformidades e muitas vezes as causas já são conhecidas;
- Grande parte das não conformidades apontadas, quando corrigidas, não vão tornar o produto, serviço ou processo melhor, pois em geral são ações paliativas;
- Uma auditoria é realizada para identificar a existência de não conformidades, ou seja a organização tem um custo alto (tempo e formação de auditores, tempo dos auditados, emissão de relatórios, análise de causas, ações corretivas etc) para apontar problemas, ao invés de investir este valor nas soluções ou melhorias. Com as conformidades, a organização não faz nada e não precisa;
- Em geral os auditores auditam seguimento a documentos (procedimentos, instruções etc), ao invés de gestão, até porque muitos nunca foram gestores;
- Em geral o auditor não é especialista naquilo que está auditando; se fosse, estaria executando e não auditando;
- Falta conhecimento e experiência dos auditores em métodos relacionados com a gestão do sistema e dos processos: planejamento estratégico, análise de problemas e ações corretivas, análise e gestão de riscos e oportunidades, planejamento de objetivos e metas, gestão de mudanças, tomada de decisão, bem como entendimento profundo dos requisitos da norma. Tudo isto também falta, para a grande maioria dos auditores das certificadoras.
A auditoria como atividade profissional
Muitos profissionais, especialmente da qualidade, buscam cursos e treinamentos para se tornarem auditores, por vários motivos:
- Ideia de que será mais respeitado, pois está auditando para verificar se o gestor executa bem o seu papel (um erro, pois em geral o auditor é visto como alguém que está lá apenas para apontar problemas);
- É mais cômodo auditar, do que ser auditado;
- É mais cômodo apontar problemas, do que resolvê-los, até porque não é função do auditor;
- É uma oportunidade de conhecer mais profundamente a norma (é verdade, porém auditar é uma coisa e implantar é outra).
Auditorias internas de produtos, processos e sistemas, são atividades de detecção e são redundantes em relação à gestão de indicadores.
Se uma organização não produz 100% dos seus produtos dentro das especificações, ou seja, não tem “zero defeito”, se for implantada uma sistemática de auditoria de produtos, fatalmente essa auditoria irá identificar produtos não conformes; porém a consequência será ter um outro processo que envolverá custos de: identificação, segregação, seleção, emissão de relatórios, análises, ações de contenção, corretivas etc. Ao invés disso, não seria melhor investir apenas na melhoria através da análise dos indicadores?
Muitas organizações e profissionais estão tomando a direção da detecção, com adoção excessiva de auditorias, especialmente no mercado automotivo, porém um sistema de gestão da qualidade, busca tornar a organização mais competitiva e isso não se alcança com auditorias, mas sim com métodos e ferramentas adequadas para melhorar o desempenho dos processos de gestão do negócio.
Se as organizações desenvolverem sistemas de gestão robustos, as auditorias internas não terão importância, a não ser para manter a certificação, porém entendo que a abordagem de auditoria na próxima versão da ISO 9001 deverá mudar, pois ainda os auditores internos e de certificadoras não desapegaram do seguimento a documentos, ou seja não auditam gestão, mas sim documentação.
Elaborado por: Araújo, Manoel M. S
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