8/01/19 em Artigos, Geral

Simplificar nem sempre é simples nas Organizações

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A complexidade e a burocracia, algumas vezes dão um aparente poder e dependência da organização, de quem desenvolveu e participa daquele processo, bem como a sofisticação pode passar a impressão de que existe controle rigoroso e alta qualidade.

O tripé de um processo robusto é: agilidade, qualidade e otimização dos custos.

Não conheci nas organizações nas quais atuei, nenhum processo que fosse complexo, burocrático ou sofisticado, que atendesse a este tripé.

Recorrendo ao dicionário

Burocracia: (sentido pejorativo) – Qualquer tipo de sistema que se define pela falta de eficiência, pela lentidão na resolução de questões ou pela falta de preocupação com as necessidades de cada indivíduo: a burocracia é o atraso da minha vida!

Burocracia é o contrário de: rapidez, diligência, agilidade

 

Mudanças e suas barreiras

Há uma resistência natural para mudanças de processos, pois tira as pessoas de suas zonas de conforto e as obriga não só a fazer diferente, mas também a pensar como fazer diferente e alcançar melhores resultados.

Uma das práticas que engessam as organizações é a utilização de procedimentos e registros escritos. Foi útil numa época na qual não havia softwares, internet, redes, sistemas integrados etc.

Até hoje muitas organizações acreditam que esta prática conscientiza, disciplina e capacita seus colaboradores, apesar de ninguém ficar lendo procedimentos durante a execução de suas atividades.

Já elaborei dezenas de procedimentos e documentos para execução de processos e tenho convicção que nenhum deles conscientizou, disciplinou ou capacitou os envolvidos.

A busca deve ser por simplificar processos e não por escrevê-los detalhadamente, pois se o processo for sustentado por documentação, caso queira alterá-lo, primeiramente terá que ser feita uma atualização da documentação. Isso engessa e desestimula a organização a promover mudanças.

Abaixo alguns exemplos de atividades com uma certa complexidade ou burocracia e exemplos de simplificação, mas sem a intensão de querer que seja a melhor prática, pois isto dependerá dos recursos disponíveis:

PRÁTICA ATUAL PROPOSTA DE SIMPLIFICAÇÃO
Lista de preços de venda em papel com cópia para cada vendedor para emissão de pedidos Sistema de vendas informatizado onde se digitando o código do produto e quantidade, automaticamente o sistema de pedidos já digita o produto e o preço
Instruções/ Métodos de Ensaios em papel com data, elaborador, aprovador e protocolo de distribuição da cópia atualizada Disponibilidade de uma pasta eletrônica de Instruções/ Métodos de Ensaios em PDF na rede, para consulta via computador sem necessidade de data nem responsável pela elaboração, pois ao acessar o arquivo há uma data eletrônica.
Pasta física de Projeto e Desenvolvimento de determinado produto complementado com documentos/ registros de outras áreas Pasta eletrônica de Projeto e Desenvolvimento por produto de toda documentação pertinente, inclusive produzida por outras áreas
Índice mensal de desempenho de cada fornecedor em relação a qualidade e prazo de entrega para tomada de ações Relação trimestral apenas dos fornecedores/ produtos que tiveram problema de qualidade e/ou de prazo de entrega para análise e tomada de ações.

Como colocado anteriormente, as práticas e propostas de simplificação dependem dos recursos e do contexto de aplicação.

 

Principais fatores que dificultam ou ajudam a promover melhorias e simplificação dos processos:

  • Apego a hierarquia e autorizações departamentais que travam o processo: foco departamental e não no cliente;
  • Falta de conhecimento do processo como um todo e dos resultados necessários para o negócio: abordagem de processos;
  • Crença de que os problemas e dificuldades existentes são normais e fazem parte da rotina da organização: acomodação;
  • Falta de envolvimento e participação dos executantes do processo na solução dos problemas: engajamento das pessoas;
  • Limitação de atuação por tarefas/ atividades: desenvolvimento da multifuncionalidade;
  • Falta de autonomia para promover mudanças dos profissionais das áreas envolvidas com o processo: empoderamento; e
  • Ausência e não utilização de indicadores para monitorar e avaliar resultados: medição e análise de desempenho.

 

Finalizando, simplificar e promover melhorias são mudanças que a organização precisa incentivar para tornar-se mais competitiva; no entanto, isso abrange um trabalho comportamental significativo, para que haja um ambiente que incorpore  de forma abrangente a mudança como uma rotina, onde as pessoas precisam estar preparadas não só para falar, mas também para ouvir o outro, obtendo um consenso para aquilo que é melhor para o negócio e consequentemente para o cliente.

 

Contatos

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Telefone: 11 4224-4335

 

 

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