5/08/20 em Artigos

Simplificando e Praticando a ISO 9001:2015

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Quando abordamos a questão da implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ com base na ISO 9001:2015, observamos que se a organização quiser, dá para complicar bastante os processos. 

Muitas organizações fazem isso devido principalmente a má interpretação dos requisitos e de como adequá-los aos processos da organização. Isto implica em fazer uma adequação dos requisitos para cada tipo de organização, pois os requisitos são os mesmos, mas as organizações são diferentes em termos de produtos, serviços, processos, recursos, pessoas etc. 

 

Tudo isso precisa ser pensado na hora da implantação do SGQ

Muitos profissionais da área não evoluíram na sua abordagem de gestão da qualidade junto com a norma, adotando as mesmas práticas de SGQ’s para organizações bem diferentes e de conceitos de  versões anteriores da norma.

Implantar os requisitos da ISO 9001:2015 é  como um trabalho de um bom Alfaiate, não de qualquer um, pois ele molda a roupa não só ao corpo, mas às características e personalidade da pessoa. Isso acontece da mesma forma na implantação da ISO 9001:2015, pois cada requisito precisa ser adequado para agregar valor ao processo, caso contrário pode implicar em custos adicionais para a organização.

Agora vamos tratar das principais complicações que várias organizações adotam ou tem dificuldades nas cláusulas da norma, e vou mostrar como você pode simplificá-las.

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
SGQ ISO 9001:2015

IMPORTANTE: as propostas de simplificação, estão apenas de forma orientativa e não detalhada para que se possa aplicar diretamente, bem como pode haver outras alternativas de simplificação, dependendo das características de cada organização, seus processos e recursos.

4. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO

COMPLICA

  • A Direção não participar da análise do contexto e seus desdobramentos.

SIMPLIFICA

  • A Direção deve estar comprometida com a Gestão da Qualidade, pois trata-se resumidamente da satisfação dos clientes, busca da melhora no desempenho dos processos de negócio, dos objetivos e metas, prevenção de riscos, implementar oportunidades e engajamento de todos para aumentar a competitividade.

5. LIDERANÇA

COMPLICA

  • Centralização do Sistema de Gestão da Qualidade no Departamento da Qualidade
  • Política da Qualidade na forma de discurso e linguagem sofisticada

SIMPLIFICA

  • Direção e Gestores dos Processos Comprometidos e Capacitados com os conceitos, métodos e ferramentas aplicáveis
  • Política da Qualidade de linguagem simples e objetiva

6. PLANEJAMENTO

COMPLICA

  • Desconhecimento dos conceitos de riscos, oportunidades, da abrangência e não utilização de ferramenta
  • Falta de ferramenta estruturada para alcançar os objetivos da qualidade
  • Objetivos da qualidade e planos de implantação sem relação com a análise do contexto
  • Falta de entendimento do que seja mudança no SGQ

SIMPLIFICA

  • Gestores envolverem os executores dos processos nas análises de riscos e oportunidades com utilização de ferramenta
  • Capacitar gestores em como estruturar planos para objetivos e metas que demonstrem um desdobramento da análise do contexto
  • Ter ferramenta para lidar com mudanças do SGQ

7. APOIO

COMPLICA

  • Misturar conhecimento organizacional com competência
  • Competência: Requisitos de cargo mais exigentes que o necessário, RH cuidando de treinamento dos funcionários, cronograma de treinamento, lista de presença de treinamento, confundir treinamento com conscientização
  • Comunicação e conscientização: Falta do entendimento dos objetivos dos requisitos, fazer listas de presenças para evidenciar comunicação e conscientização
  • Informação Documentada: “Gráfico da Tartaruga”, elaboração de procedimentos, lista mestra de documentos, numeração de documentos, numeração de revisões, histórico de modificações, carimbo de cópia controlada, carimbo de cópia controlada

SIMPLIFICA

  • Ter uma boa estrutura de documentação por processo para manter o conhecimento organizacional
  • Requisitos de cargos com mínimo (obrigatório) e requisitos desejáveis (diferenciais para contratação)
  • Gestor do processo responsável pela capacitação dos executores do processo
  • Usar planos de ações para atingir objetivos, ações corretivas, abordar riscos e oportunidades como informação documentada para evidenciar ações de competência e avaliar eficácia.
  • Utilizar a comunicação e conscientização para engajar as pessoas do processo, e dependendo da necessidade, as partes interessadas
  • A evidência de conscientização comprovada com o nível de compreensão que as pessoas têm do processo, da política e objetivos da qualidade
  • Mapear o processo de forma que ele seja entendido e simplificá-lo para não precisar detalhar a documentação
  • Utilização, sempre que possível de documentação eletrônica em rede, disponível em PDF, identificada pelo nome, com senha para aprovação e data eletrônica

Clique aqui e leia nosso artigo sobre os 4 C’s da ISO 9001:2015 (Conhecimento Organizacional, Competência, Conscientização e Comunicação), incorporando na Gestão de Negócio. 

8. OPERAÇÃO

COMPLICA

  • Controle de Processos, Produtos e Serviços Providos Externamente: Homologação de fornecedores, índice de qualidade para todos os fornecedores, gerenciar certificados de fornecedores, abrir e gerenciar não conformidades dos fornecedores
  • Produção e provisão de serviço: encher o pessoal da operação com documentos ̶ procedimentos, instruções, tabelas etc.

SIMPLIFICA

  • Selecionar fornecedores pela primeira entrega
  • Atuar apenas naqueles fornecedores cujas entregas tiveram impactos para os clientes ou para a própria organização (custos adicionais, por exemplo)
  • Apenas conferir o que chega comparando Nota Fiscal X Pedido de Compra
  • Recebimento de produtos Não Conformes, segregar e devolver com e-mail ao fornecedor
  • Simplificar a execução dos processos e conscientizar os executores daquilo que é importante

9. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

COMPLICA

  • Pesquisa de Satisfação de Clientes
  • Formar equipe de auditores, treinar e realizar auditorias
  • Análise Crítica da Direção uma vez por ano
  • Ata de Reunião de
  • Análise Crítica da Direção

SIMPLIFICA

  • Tirar informações da satisfação dos clientes nos contatos do dia a dia e estruturar as informações de satisfação e insatisfação, atuando nas insatisfações, se pertinente, ou identificar se já existem ações em andamento que vão mitigar ou eliminar as insatisfações
  • Terceirizar Auditorias Internas: mais barato, mais rápido e de melhor qualidade
  • Programação Anual de Reuniões Mensais de Análises Críticas da Direção
  • Utilizar a própria programação anual de Reuniões Mensais de Análises Críticas da Direção para documentar a análise.

10. MELHORIA

COMPLICA

  • Falta de Método apropriado para Ações Corretivas
  • Soluções Paliativas implicando em Problemas Repetitivos
  • Falta de Entendimento de Ações Corretivas x Riscos

SIMPLIFICA

  • Uso de Método Estruturado para Análise de Problema e Ações Corretivas
  • Ações Corretivas efetivas reduzem a repetição de problemas
  • Entendimento de que Ações Corretivas implicam em mudanças e mudanças implicam em Riscos

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