13/08/18 em Artigos

Quando a auditoria em fornecedores é eficaz?

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Muitas organizações, principalmente indústrias, adotam a realização de auditorias em seus fornecedores como uma prática do seu sistema de gestão da qualidade, porém é preciso tomar cuidado para que  estas auditorias não sejam  apenas protocolares, ou seja, buscam somente cumprir algum requisito interno ou por vezes atender requisito da norma de gestão que adota, como no caso da IATF 16.949 que exige auditorias em fornecedores (auditoria de segunda parte), mas sem uma efetividade na tomada de ações para melhorar o atendimento do fornecedor junto à organização.

O adequado, ao invés de ter um questionário padrão para realização dessas auditorias, é definir o escopo para cada tipo de auditoria e objetivos que se pretende atingir, a fim de se solicitar, implantar e administrar  ações que estejam relacionados com as necessidades da organização em relação ao fornecedor.

Muitos não sabem, mas se um fornecedor já é certificado na ISO 9001 por exemplo, e não atende adequadamente as reclamações da organização, esta organização como cliente, pode fazer uma reclamação formal junto ao Organismo Certificador que certificou este fornecedor, expediente raramente usado no mercado, ou seja, não há necessidade de auditá-lo em relação ao sistema de gestão da qualidade. Outra alternativa, é trocar de fornecedor, sempre que possível, pois algumas vezes a organização tem poucas alternativas ou nenhuma, para buscar nova fonte de fornecimento.

 

AUDITORIA EM FORNECEDORES

 

Fornecedor ruim em geral deve ser trocado, e a realização de uma auditoria, apenas se ele for muito importante para a organização, onde os custos de uma troca são muito altos. Mesmo se o fornecedor causa muitos problemas para a organização, só deve acontecer uma auditoria, após apresentação de um plano de ações robusto pelo fornecedor, ou seja, que efetivamente resolverá os problemas encontrados. Aí o escopo da auditoria, deve ser o próprio plano de ações, após já haver alguma constatação de algum resultado com prazo previamente acordado. Auditar um plano não implantado é auditar desejos e não fatos.

Outro fator importante para desenvolver e melhorar o desempenho dos fornecedores, é colocar cláusulas contratuais de fornecimentos, nas quais os custos adicionais devido a problemas ocasionados pelo fornecedor sejam repassados a ele, como: retrabalhos, paradas de linhas, desperdícios, segregação de produtos ou serviços não conformes, multas de clientes devido a atrasos e outros.

 

Outras situações que podem justificar a realização de auditorias em fornecedores

 

Com escopo adequado, mas que antes de qualquer avaliação, considera também a importância e impactos do produto, processo ou serviço fornecido:

 

  • Decisão sobre a terceirização de um processo, produto ou serviço que é realizado internamente

Neste caso, deve ser uma situação que envolva confiança não só na qualidade, mas também em termos de capacidade de atendimento em termos técnicos, recursos e de custos. É uma ação que deve considerar os aspectos técnicos e comerciais e o escopo/ requisitos deve ser definido por uma equipe interna que domine o produto, processo ou serviço que é realizado internamente. Uma auditoria deste tipo, pode requerer a presença de dois ou três profissionais de áreas que tenham impacto relacionado ao fornecimento, exemplo: logística, área técnica, produção ou prestação de serviço, qualidade ou outra, dependendo dos impactos para a organização

 

  • Processo, produto ou serviço novo a ser fornecido

Esta é uma situação na qual a dependência da confiança e continuidade a médio e longo prazos deve ser verificada, principalmente se houver poucas alternativas no mercado. O espoco desta auditoria, deve ser além dos aspectos técnicos e comerciais; a estrutura, solidez do negócio e visão de futuro, na qual se possa enxergar uma parceria de longo prazo.

 

Também podemos destacar como uma deficiência das auditorias em fornecedores, muitas vezes a postura dos auditores, pois por estarem numa posição de cliente, adotam uma abordagem arrogante durante a auditoria, fazendo exigências descabidas nos processos dos fornecedores e que são limitadas aos seus conhecimentos, que em geral são restritos ao que a própria organização onde atuam praticam e de pouca experiência profissional em gestão, já que geralmente são técnicos e não gestores. Desta forma, solicitam que os fornecedores implantem controles, documentos e  práticas de gestão que não são adequadas àquilo que será fornecido, como se entendessem mais do processo do fornecedor, do que o próprio fornecedor.

 

Conclusão

A postura na auditoria deveria ser de identificar os problemas, evidenciando situações que demonstrem falta de controle, ausência de informações e de gestão dos requisitos que a organização/ cliente precisa, mas sem determinar como o fornecedor deve fazer a correção, até porque, numa auditoria em geral, não se consegue identificar  a estrutura, recursos, métodos e competências que o fornecedor possui para cumprir os requisitos; então as soluções devem ficar a cargo do próprio fornecedor, para depois avaliar se tais ações, são consistentes e compatíveis com os problemas encontrados.

Assim como outras práticas que algumas normas requerem, as auditorias em fornecedores devem ser utilizadas para agregar valor para clientes e fornecedores, para não se tornarem um custo permanente para as organizações envolvidas; e seus resultados deveriam ser avaliados com indicadores que comparassem os custos x benefícios, mas o melhor é ter bons fornecedores, afinal as normas de gestão está aí para isso: “Melhorar a Qualidade das Organizações e consequentemente dos seus Produtos, Processos e Serviços”

 

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Elaborado por: Araújo, Manoel M. S

 

 

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