25/05/20 em Artigos

Gestão da Qualidade X Gestão de Documentos

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A ISO 9001:2015 não é um sistema de documentos, mas sim um sistema de gestão; entretanto muitas organizações não desapegam de adotar manual da qualidade, procedimentos e outras práticas burocráticas aceitas na auditoria, porém não ajudam a organização.

Como estruturar e implantar um Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ ISO 9001:2015?

Primeiramente entendendo profundamente a norma, sua abordagem, conceitos, métodos e ferramentas aplicáveis para atender aos requisitos, suas interações e de forma a agregar valor e propiciar maior competitividade para a organização.

Uma forma interessante de refletir na hora de implantar os requisitos, é imaginar se convenceria o Diretor ou Proprietário da organização a adotar as práticas propostas se não fosse pela desculpa da norma. A norma não requer práticas burocráticas, o que ocorre é má interpretação e adequação para atendê-la.

A vantagem que muitos profissionais da qualidade têm ao implantar, sejam consultores ou internos, é que o Diretor na grande maioria dos casos, conhece superficialmente ou não conhece a norma e acaba tendo que acreditar no profissional, pois o objetivo principal é a certificação.

É impressionante como ainda a visão da ISO 9001, mesmo por profissionais da área, é de um sistema de documentos, ao invés de um sistema de gestão, onde na prática vem se adotando algumas abordagens para os requisitos da versão 94, ou seja do século passado.

Boa parte da responsabilidade é dos Organismos Certificadores que não capacitaram adequadamente seus profissionais, que continuam a exigir e incentivar o seguimento a procedimentos ou documentos que a norma não requer mais, realizando auditorias de baixo nível.

Não podemos também deixar de responsabilizar boa parte dos consultores e profissionais da qualidade, que por total acomodação, não se aprofundaram nem estudaram práticas e conceitos como: planejamento estratégico; gestão por processos de negócio; análise e gestão de problemas potenciais, riscos e oportunidades; definição e atuação nos indicadores relevantes para o negócio; planejamentos para alcançar objetivos e metas; gestão de mudanças; ações corretivas e outros.

Muitos não sabem a diferença entre: a) objetivos e metas; b) analisar riscos em projetos de produtos, mudanças na produção ou prestação de serviços, num processo de negócio, numa alteração de produto ou serviço ou ainda mudança no sistema de gestão da qualidade; c) métodos de ações preventivas, ações corretivas e melhorias; etc. 

Todos exemplos acima, fazem parte dos requisitos do SGQ baseado na ISO 9001:2015, porém não na forma de procedimentos, mas sim de práticas que precisam ser incorporadas aos processos.

Ao invés disso, as organizações ficam burocratizando e implantando procedimentos para que o pessoal siga, em geral procedimentos feitos por consultores e profissionais da qualidade e depois auditados por eles próprios e se a organização vai mal na auditoria, é culpa de quem não seguiu os procedimentos.

Isso não contribui para a competitividade da organização. Já escrevi dezenas de procedimentos, nenhum deles melhorou a competitividade da organização, talvez por minha incompetência, mas todos ajudaram a “passar” em auditorias.

Só para dar alguns exemplos de práticas que muitas organizações ainda adotam e não são requeridas pela norma: manual da qualidade; procedimentos, lista mestra de documentos, histórico de alterações em documentos, nº de revisão de documentos, atas de reuniões de análises críticas, carimbos de cópias controladas, lista de presença de treinamentos, treinamentos nos procedimentos, treinamento na política da qualidade, cronograma de treinamentos, índices de qualidade de todos os fornecedores etc.

Pode procurar na norma que nenhuma dessas práticas é requerida, embora várias delas sirvam para “passar” na auditoria, porque os próprios procedimentos internos exigem.

O que acontece, é que a norma foi alterada várias vezes e muitas práticas da versão 94 foram mantidas, por pura preguiça, falta de criatividade ou ignorância dos profissionais da qualidade que não acompanharam a evolução da norma.

Quando a norma requeria procedimentos, mal as organizações tinham computador, redes, aplicativos, softwares, sistemas integrados, planilhas etc.

Um software é um procedimento!

Hoje as organizações possuem ou existe no mercado, softwares para comprar, vender, controlar estoques, planejar produção ou a prestação de serviços, manutenção de máquinas, programação de entregas, projeto de produtos, sistemas integrados, etc; por isso a norma extinguiu a existência de procedimentos.

O profissional que ainda adota procedimentos, está colaborando para engessar a empresa. Não é este o foco da norma. Ou teremos que convencer os mais de 100 países que compõem a ISO – International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normalização) a voltar com os procedimentos.

O difícil será convencê-los que isto vai aumentar a satisfação dos clientes.

Gestão da Qualidade não é Gestão de Documentos, mas sim estruturar os processos de negócio, integrá-los configurando um sistema e incorporar o tripé da gestão de processos: mais rápidos, mas baratos e com melhor qualidade.

Gestão da Qualidade não é:

  • Fazer o funcionário assinar listas de presenças para comprovar que está treinado;
  • Colocar nº de revisão em documentos e carimbar cópia controlada para comprovar que o funcionário está usando a revisão mais recente;
  • Ter um cronograma de treinamentos para o ano inteiro e depois ficar justificando por quê o treinamento não foi realizado ou reprogramá-lo;
  • Criar lista mestra de documentos para saber qual a revisão atual, pois qualquer pasta eletrônica de documentos, por exemplo: métodos de ensaios físicos químicos, tem o nome do documento; data, hora e minuto no qual o documento foi alterado a última vez; podendo haver uma senha para autorizar alterações do responsável etc;
  • Fazer análise crítica da direção uma vez por ano (normalmente perto da auditoria da certificadora); ou
  • Criar procedimentos por departamento, onde a abordagem é de gerir tarefas, ao invés de processos e resultados para o negócio. Escrever procedimentos sobre o que as pessoas fazem é depreciar suas inteligências e tratá-las como se fossem robôs, que não pensam e são programados para fazer coisas repetitivas. Ninguém fica lendo procedimento para trabalhar!

Gestão da Qualidade é:

  • Focar nas necessidades e expectativas dos clientes através dos processos de negócio;
  • Direção liderando o desenvolvimento de um SGQ em constante mudança, pois se a abordagem é melhoria contínua, para melhorar é preciso mudar continuamente;
  • Ter um sistema que além de foco nos Clientes, busque incorporar as necessidades e expectativas para as partes interessadas; e
  • Pessoas engajadas com os processos, que significa estarem capacitadas, saberem o que estão fazendo, porque estão fazendo, conhecer os objetivos do processo e os impactos para os resultados se descumprir suas responsabilidades. As organizações precisam estar abertas para ouvir as pessoas para que opinem e mudem os processos. Isso é engajamento!

Se você ou sua organização querem implantar um SGQ ou reestruturá-lo, dentro dos conceitos atuais da norma, e a um investimento baixo, você tem duas alternativas:

  • Adquirir nosso curso de EAD de Implantação do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001:2015, no qual, entre outros conhecimentos, você entenderá como inserir os requisitos da norma no mapeamento dos processos da organização (requisito 5.1.1.c), percebendo porque não é necessária a elaboração de procedimentos. Além disso, esse curso permitirá conhecer a sequência de implantação e as ferramentas que poderá utilizar em cada etapa para deixar o sistema robusto, simples, sem burocracia e como dar foco nos resultados, entre outras vantagens. Várias ferramentas serão disponibilizadas para aplicação e implantação dos requisitos – CLIQUE AQUI; ou
 
  • Adquirir nosso programa de EAD de Auto Implantação da ISO 9001:2015, que são um conjunto de 7 cursos, mais uma hora de consultoria a distância (o curso anterior está inserido neste programa), no qual além dos vários cursos dos conceitos embutidos na norma, a organização vai receber todo nosso know how com nossos métodos e ferramentas de implantação, reduzindo significativamente os investimentos tanto para implantação (60% a 90% dependendo do porte da organização), como manutenção e reestruturação do sistema, caso o atual não esteja trazendo resultados para o negócio, embora o certificado esteja sendo mantido – CLIQUE AQUI

Recomendamos nosso Programa de EAD de Auto Implantação, pois por se tratar de um sistema, existe uma lógica e interação entre os processos, requisitos, métodos e ferramentas; portanto ao final sua organização terá um sistema robusto, bastando incorporar os métodos e ferramentas de forma sistêmica, para que comece a produzir resultados para o negócio.

Esse programa é fruto da nossa experiência desde 1998, na implantação de mais de 300 sistemas ISO 9001, empresas de 2 a 3.500 funcionários, de vários segmentos, tendo como resultados 95% de recomendações para a certificação com “zero não conformidade”.

 

Elaborado por: Araújo, Manoel M. S

ACT – Consultoria, Treinamento e EAD – Ensino A Distância
www.actconsultoria.com.br e www.actead.com.br
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WhatsApp: (11) 99637-9373
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