17/10/18 em Artigos, Artigos ISO 9001, Artigos ISO TS e IATF 16949

Engajamento das Pessoas na ISO 9001:2015

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Você sabe a relação do princípio de Engajamento das Pessoas na ISO 9001:2015 com os requisitos competência, treinamento, conscientização, comunicação e conhecimento organizacional?

 

Esse entendimento é fundamental para condução tanto de auditorias internas, como das auditorias dos Organismos Certificadores na verificação se o sistema de gestão da qualidade está alinhado com o verdadeiro espírito da norma.

 

Visão simplista da adequação dos requisitos de competência, como exemplo.

Documentação necessária para mostrar ao auditor:

  • Descrições de Cargo
  • Cronograma de Treinamento para atender aos requisitos do cargo

Evidências para a Auditoria:

  • Certificados de escolaridade, certificados de treinamentos, listas de presença de treinamentos e registros de experiência (currículo, ficha de emprego etc)
  • Registros de eficácia de treinamentos e justificativas para os treinamentos não executados do cronograma

 

Outros aspectos da implantação superficial desses requisitos:

  • Definição dos requisitos definidos pelo RH – Recursos Humanos ou DP – Departamento Pessoal da Organização, às vezes junto com os Gestores
  • O Gestor muitas vezes não conhece os requisitos dos cargos de sua equipe
  • O cronograma de treinamento, sua execução e atualização de responsabilidade do RH ou DP
  • Entre os requisitos de treinamento que constam nas descrições de cargo, estão: procedimentos e instruções do setor, política da qualidade, objetivos da qualidade e outros itens desnecessários que a norma não requer, mas as organizações se auto obrigam a fazer e os auditores das certificadoras adoram auditar (“grande potencial de não conformidade”)

 

Como já abordei em outro artigo, no último item acima, esses treinamentos não vão dar competência aos funcionários (não colocarão no currículo quando saírem da empresa), mas sim conscientização e conhecimento organizacional, para saber como os processos funcionam na organização, as políticas, objetivos etc. Veja abaixo o requisito Conscientização da ISO 9001:2015:

 

7.3 Conscientização

A organização deve assegurar que pessoas que realizam trabalho sob o controle da organização, estejam conscientes:

  1. da política da qualidade;
  2. dos objetivos da qualidade pertinentes;
  3. da sua contribuição para a eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo os benefícios de desempenho melhorado;
  4. das implicações de não estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade.

Os itens c e d, em verdade, tratam do conhecimento dos funcionários sobre o processo.

 

Qual a diferença de tratar esses itens como conscientização e não como treinamento?

  • Treinamento nesses tópicos, requer informação documentada (geralmente listas de presenças) e avaliação da eficácia como evidência; e
  • Conscientização, para evidenciar o auditor precisará perguntar para as pessoas se elas conhecem a política, objetivos, suas atribuições e responsabilidades nos processos, implicações de não atuarem conforme o processo etc, pois cá entre nós, uma assinatura numa lista de presença, não é garantia de que a pessoa está conscientizada.

 

Como tratar de forma robusta a Competência, Treinamento, Conscientização, Comunicação e Conhecimento Organizacional?

 

Competência e Treinamento

Considerando que a organização vai adotar de fato a gestão por processos de negócio, após o mapeamento dos processos, possivelmente implicará na necessidade de algumas pessoas executarem atividades que antes não executavam.

Como estão alocadas por departamentos, com atuação restrita ao setor, ao atuarem por processos, os requisitos das funções em alguns casos, serão alterados, havendo possivelmente necessidades de treinamentos ou outras ações de competência.

Do mesmo modo, o gestor do processo, deverá buscar atender aos respectivos objetivos da qualidade e metas com planejamento de ações estruturado para alcançá-los (6.2). Dentre as ações, possivelmente algumas poderão ser de treinamentos, que constarão deste plano, sendo a eficácia avaliada no caso dos objetivos serem alcançados.

Além disso, o gestor do processo deverá abordar os riscos do seu processo e definir ações para eliminá-los ou mitiga-los, bem como estabelecer ações para as oportunidades de melhorias que forem implantadas. Algumas destas ações  podem ser treinamentos ou de competência, cuja eficácia também será avaliada e documentada nestes planos de ações a partir dos resultados.

Consequentemente, as ações de competência, não estarão vinculadas exclusivamente ao atendimento dos requisitos das descrições de cargo, mas sim às novas atribuições que podem ser ampliadas no processo, aos objetivos e metas da qualidade, a reduzir os riscos e implantar oportunidades de melhorias, entre outras.

Finalmente, o planejamento, a execução e avaliação da eficácia dessas ações, são de inteira responsabilidade do gestor do processo e não de um departamento de RH ou DP.

 

Comunicação e Conscientização

A comunicação é uma ferramenta para alcançar a conscientização, portanto caminham juntas.

Estas são atividades cuja formalização em grande parte é desnecessária, exceto quando o gestor julgar necessário planejá-la dentro de um plano de ações seja para objetivos da qualidade, riscos, oportunidades etc.

Um gestor de processo que não se comunica diariamente com a equipe de executores, dificilmente trará resultados para a organização, pois se não estiverem conscientizados sobre como está o processo e pra onde ele vai, não há ENGAJAMENTO.

 

Conhecimento Organizacional

Como descrito na Nota 1 da ISO 9001:2015, conhecimento organizacional é conhecimento específico para a organização; ele é obtido por experiência. Ele é a informação que é usada e compartilhada para alcançar os objetivos da organização.

Política, objetivos, funcionamento dos processos, desempenho, lições aprendidas (problemas e sucessos), tecnologia utilizada, ferramentas aplicadas aos processos etc, são todos conhecimentos que requerem ser mantidos pela organização e utilizados apropriadamente para conscientização dos funcionários e aumento da sua competitividade.

 

Significado de alguns termos que estão na ISO 9000:2015 em Fundamentos e Vocabulário:

 

2.2.5.2 Pessoas

As pessoas são recursos essenciais dentro da organização. O desempenho da organização é dependente de como as pessoas se comportam dentro do sistema em que trabalham.

Dentro de uma organização, as pessoas tornam-se engajadas e alinhadas por meio da compreensão comum da política da qualidade e dos resultados desejados da organização.

 

2.2.5.3 Competência

O SGQ é mais efetivo quando todos os funcionários entendem e aplicam as habilidades, treinamento, educação e experiência necessários para desempenhar suas funções e responsabilidades. É da responsabilidade da Alta Direção oferecer oportunidades para as pessoas desenvolverem essas competências necessárias.

 

2.2.5.4 Conscientização

A conscientização é alcançada quando as pessoas entendem suas responsabilidades e como suas ações contribuem para a realização dos objetivos da organização.

 

2.2.5.5 Comunicação

A comunicação planejada e efetiva interna (ou seja, em toda a organização) e externa (ou seja, com as partes interessadas pertinentes), eleva o engajamento das pessoas e aumenta a compreensão: do contexto da organização, das necessidades e expectativas dos clientes e outras partes interessadas pertinentes; e do SGQ.

 

2.3.3 Engajamento das Pessoas

 

2.3.3.1 Declaração

Pessoas competentes, com poder e engajadas, em todos os níveis na organização, são essenciais para aumentar a capacidade da organização em criar e entregar valor.

 

2.2.3.2 Justificativa

A fim de gerir uma organização eficaz e eficientemente, é importante respeitar e envolver todas as pessoas em todos os níveis. Reconhecimento, empoderamento e aperfeiçoamento de competências, facilitam o engajamento das pessoas na realização dos objetivos da qualidade da organização.

 

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REFLEXÃO:

Sua organização já tinha olhado para a ISO 9001:2015 sob este ponto de vista “HUMANO”?

Ou apenas sob o ponto de vista documental e “SUPERFICIAL”?

E seu Organismo Certificador?

 

Escrito por:

Araújo

Diretor Técnico da ACT Consultoria & Treinamento

E-mail:  araujo@actconsultoria.com.br

 

 

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