15/05/17 em Artigos

Como fazer uma auditoria ISO 9001 2015 de alto nível e qual o perfil dos Auditores?

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É preciso que as Organizações e Organismos Certificadores entendam, que fazer uma auditoria ISO 9001 2015 é bem diferente das auditorias nas versões anteriores, até porque é raro termos auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade em alto nível atualmente, pois desde a versão 2000 por exemplo, a gestão por processos, mal é exigida pelos organismos certificadores e muito menos pelas auditorias internas.

A maioria das auditorias ainda tem a abordagem do “cara x crachá”, ou seja, pegar procedimentos e documentos e verificar se as pessoas estão seguindo. Assim, qualquer pessoa razoavelmente instruída, pode ser auditor, já que isto não é uma auditoria de gestão da qualidade, mas sim de documentação.

Temos percebido em nossos clientes que já foram certificados pela ISO 9001 2015, que embora os auditores dos organismos certificadores tenham recebido treinamentos, ainda estão despreparados, independentemente do organismo certificador, pois já acompanhamos vários organismos diferentes.

 

Principais falhas em geral, das auditorias de certificação atuais na ISO 9001 2015:

  • Grupo Auditor não domina a abordagem de processos de negócio da organização, realizando a auditoria por departamento ou requisito da norma (compras, treinamento, vendas, projeto, prestação de serviços, recebimento etc.);
  • Auditores não dominam ainda todos os requisitos da norma em relação à profundidade de aplicação, abrangência e interação, como: contexto da organização; análise de riscos e oportunidades; planejamento de mudanças; controle de processos, produtos e serviços providos externamente; conhecimento organizacional; conscientização; comunicação; informação documentada e outros;
  • Em função do comentário anterior, deixam de auditar alguns requisitos novos.

Em relação às auditorias internas, embora seja mais barato terceirizar (clique aqui e leia nosso artigo sobre o tema), muitas organizações ainda tem buscado formar equipe de auditores internos.

Se os organismos certificadores forem rigorosos, poderão abrir não conformidades em relação ao requisito 9.2.2 c) que diz que a organização deve selecionar auditores e conduzir auditorias para assegurar a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria, pois como a própria norma referencia no 4.4.1.b) que a organização deve determinar a sequência e interação dos processos. Então como pode haver imparcialidade, onde há interação entre os processos?

Exemplo: vamos pensar numa indústria, quando uma área de Engenharia definiu um produto e/ou um processo de fabricação, como ela pode ser imparcial auditando por exemplo uma produção? Do mesmo modo, como a produção poderá auditar de forma imparcial o processo de projeto e desenvolvimento?

Outro exemplo: Numa organização de prestação de serviços; como alguém da área de planejamento dos serviços, pode auditar a área que presta os serviços e vice-versa? Desta forma, em geral apenas grandes organizações, inclusive com unidades de negócios diferentes, podem formar equipes de auditores internos, onde uma unidade audita a outra, mas mesmo assim, é preciso entender qual a utilidade de pessoas deixarem de fazer suas atividades, para fazerem treinamento sobre a norma e auditorias para aplicarem uma, ou no máximo duas vezes por ano.

Perfil Ideal para os Auditores Internos e de Certificação para a ISO 9001:2015

  • Escolaridade: Superior Completo, preferencialmente em cursos que abordem gestão por processos;
  • Treinamentos: Auditorias de Sistemas de Gestão da Qualidade; Interpretação e Implantação da ISO 9001 2015, Análise e Gestão de Riscos e Oportunidades, Gestão por Processos, Métodos de Análise e Solução de Problemas, Planejamento Estratégico; Métodos Estatísticos;
  • Experiências Desejadas: em gestão por processos e/ou de departamento; auditorias internas e externas; planejamento estratégico; nos tipos de processos que serão auditados; análise e gestão de riscos e oportunidades; planejamentos de metas; análise de dados estatísticos; ações corretivas; métodos de solução de problemas;
  • Habilidades Desejáveis: Boa Comunicação Oral e Escrita; Mente aberta; Flexibilidade; Não tendencioso; Persistente; Autodisciplinado; Imparcial; Bom ouvinte; Paciente; Bom observador; Interessado; e Sem medo de ser impopular;

Considerando o perfil acima, que chamamos de ideal, mas não obrigatório, devemos considerar que este profissional deva ter ao menos uns 15 anos de experiência profissional, principalmente levando em conta a auditoria da Direção e dos Gestores dos Processos.

Qual a sequência ideal para realização de uma auditoria interna completa do SGQ, conforme a ISO 9001 2015?

Evidente que cada organização tem seu sistema de gestão da qualidade, com suas características, recursos, estrutura, processos, produtos e serviços, mas alguns fundamentos devem ser contemplados:

  • Começar pela Alta Direção, para entender dela se a análise do contexto, permitiu estruturar o SGQ e seus desdobramentos no escopo, processos, política, objetivos da qualidade e metas;
  • Em seguida, auditar os processos de negócio e do sistema, considerando a sequência e interação definida pela organização, bem como observar se os princípios de gestão da qualidade são praticados dentro do sistema e dos processos: Foco no Cliente; Liderança; Engajamento das Pessoas; Abordagem de Processo; Melhoria; Tomada de Decisão Baseada em Evidência; e Gestão de relacionamento.
  • Por fim, voltar para a Alta Direção e avaliar se a análise crítica, as ações e recursos definidos na visão da Alta Direção vão aumentar a competitividade da organização e promover melhorias que aumentarão a Satisfação dos Clientes e considerarão as partes interessadas.

Se ao final da auditoria, o Grupo Auditor com todo seu conhecimento e experiência, entender que a organização tem um SGQ robusto e comandado pela Alta Direção, a ponto de torna-la sustentável, mais competitiva e com alta qualidade nos processos de negócio; certamente não serão relevantes não conformidades pontuais para recomendar a organização no caso de uma auditoria de certificação, ou para corrigi-las, se for uma auditoria interna. O importante é que haja esse discernimento ao final da auditoria e que chegue ao conhecimento da Alta Direção e seus gestores se há robustez, superficialidade ou vulnerabilidades no SGQ da Organização para facilitar a tomada de decisão e não apenas para que se cumpra a formalidade de realização de uma auditoria interna.

 

 

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Elaborado por: Araújo, Manoel M. S

 

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