22/01/20 em Artigos

A Obsolescência do uso de procedimentos nas Empresas!

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Apesar de 95 países se reunirem para mudarem a ISO 9001 em 2015, chegando à conclusão de que a adoção de procedimentos para a gestão da qualidade é desnecessária, é impressionante como muitas organizações não desapegam.

Não perceberam que a abordagem de gestão da qualidade mudou.

No século passado, quando da versão de 87 e 94 da ISO 9001, eram requeridos procedimentos praticamente para todos os requisitos da norma, a visão era padronizar as atividades para se manter a qualidade, ou seja, se você faz sempre igual, a qualidade é mantida.

O que mudou desde a versão 2000? Foi introduzido o conceito de melhoria contínua!
Para melhorar continuamente, o que a organização certamente terá que fazer?

“MUDAR CONTINUAMENTE”

Só que com a adoção de procedimentos, isto fica impraticável ou excessivamente lento, inviável!

Fazendo algumas reflexões sobre procedimentos:

  • Alguém que vai executar uma atividade: compras, vendas, prestação de serviços, produção, projeto, desenvolvimento e outras; fica lendo o procedimento durante a execução da atividade
  • Você já elaborou algum procedimento que melhorou a qualidade, agilizou ou reduziu custo de algum processo? Ou os procedimentos que você fez foram somente para atender auditorias
  • Se por exemplo, em uma determinada empresa, alguém for fazer um procedimento por exemplos: como comprar, como vender, como desenvolver um produto e outras atividades, você concorda que se usarmos a criatividade dá para escrever um livro para cada um?

Então para que servem os procedimentos?

Algumas respostas:

  • Para burocratizar a empresa;
  • Para facilitar a vida dos auditores;
  • Para facilitar a geração de não conformidades em auditorias;
  • Para engessar a empresa;
  • Para deixar as pessoas perdidas em suas atividades, principalmente em dias de auditorias;
  • Enfim, para piorar a qualidade, tornar mais lentos e aumentar os custos dos processos.

Exatamente o oposto da abordagem da gestão por processos de negócio!

Você conhece alguma organização, que é competitiva graças aos procedimentos que possui?

As que eu conheço, que são mais competitivas, tem entre outros motivos que poderia mencionar, processos que:

  • São automatizados;
  • São simples de executar;
  • São rápidos;
  • Tem baixo custo;
  • O pessoal é capacitado adequadamente, não por lista de presença, mas de fato sabe o que está fazendo e por quê;
  • Existem engajamento das pessoas para atingir os objetivos;
  • Possuem Gestores habilitados, preparados técnica e administrativamente para promover melhorias;
  • Tem como foco, não controlar as pessoas, mas sim os processos.

Veja quantas ações você pode tomar, para tornar os processos e sua empresa mais competitiva, ao invés de ficar fazendo e atualizando procedimentos para mostrar na auditoria.

Faça alguma coisa, pois se continuar fazendo procedimentos, em algum momento vão perceber que não está agregando valor para a empresa, no máximo conseguindo passar nas auditorias, mas isto é muito pouco, principalmente se está agregando custos desnecessários.

Implantar procedimentos, é tratar pessoas como se elas fossem limitadas, não pensassem, não pudessem mudar e melhorar seus processos, dar ideias.

Ninguém gosta de se sentir assim; nem você! Isso é desmotivador!

As pessoas querem contribuir para melhorar os processos, não apenas para melhorarem a empresa, mas também para aprenderem, se desenvolverem e crescerem! Isto é humano!

Ficar escrevendo como as pessoas devem fazer as coisas é inútil!

As empresas não precisam de procedimentos que tratam de tarefas específicas, mas sim de gestão dos processos de negócio.

As pessoas precisam entender do processo e não apenas de tarefas!

Precisam participar da melhoraria dos processos e não trabalharem fazendo a mesma coisa sempre do mesmo jeito, como se fossem robôs.

Desenvolver um sistema de gestão baseado em procedimentos, é ultrapassado! É do século passado! Portanto, não é moderno! Não é o “Estado da Arte”.

 

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Elaborado por: Araújo, Manoel M. S

 

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