22/01/16 em Artigos ISO 9001, Notícias

Quais abordagens, conceitos e práticas a ACT vem adotando na implantação da ISO 9001:2015?

 

Uma constatação que certamente os auditores dos Organismos Certificadores vão fazer a medida que forem auditando organizações com base na ISO 9001:2015, serão formas totalmente diferentes de atender aos requisitos. Claro que organizações diferentes terão sistemas de gestão diferentes, porém as diferenças aqui mencionadas são relativas ao nível de robustez dos sistemas; para os quais  pode haver desde sistemas e processos altamente superficiais até sistemas e processos robustos, no sentido da obtenção de resultados para o negócio, embora mesmo estando de um extremo ao outro, as organizações possam ser certificadas. A robustez do sistema de gestão não depende do porte e estrutura da organização, mas sim de aplicar adequadamente os requisitos da norma. Tanto no caso de superficialidade, como de robustez, estar numa situação ou outra ou intermediária, vai depender do nível de  conhecimento da organização e do(s) profissional(is) que está(ão) implantando, não só dos requisitos da norma, mas também de gestão de negócio, pois o sistema de gestão da qualidade precisa estar inserido na gestão do negócio, e não a gestão do negócio, inserida no sistema de gestão da qualidade.

Considerando a questão da adequação, vamos pegar como exemplo, os requisitos seleção, controle e avaliação de fornecedores: considerando a Organização 1, uma pequena indústria que apenas fabrica/ injeta produtos plásticos, comprando somente 2 ou 3 tipos de matérias-primas  de 3 ou 4 fornecedores diferentes, certamente a forma para atender aos requisitos terá que ser bem mais simples do que por exemplo, a Organização 2, que é uma rede de supermercados com 30 lojas, com cerca de mil produtos diferentes e 3 mil fornecedores, pois o impacto para os resultados da Organização 2 destes requisitos serão significativos, cuja seleção, controle e avaliação poderão incluir preços, condições de pagamentos, capacidade de entrega, embalagens, qualidade, prazo de validade etc. Os requisitos da norma são os mesmos, mas a forma como serão implantados é que poderá fazer diferença para os resultados. Tanto na organização 1 como na 2, é possível ao atender os mesmos requisitos ter uma sistemática complicada, superficial, simples, inadequada, consistente, robusta etc, mas o que deve ser considerado ao implantar os requisitos é que a sistemática seja apropriada para o impacto no negócio. Se a organização tiver preocupação apenas na certificação, sem uma boa experiência e conhecimento para implantar adequadamente os requisitos, poderá complicar algo que deveria ser simples; ser superficial num requisito que deveria ser tratado com profundidade; adotar práticas não requeridas para atender aos requisitos nem adequadas para a organização; ou seja implantar um sistema de gestão que pode até atender aos requisitos da norma, mas não atender às necessidades do negócio.

As principais abordagens, conceitos e práticas que a ACT vem adotando na implantação da ISO 9001:2015, podendo haver alguma alteração ou diferença de uma organização para a outra, são:

  • Direção liderando o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), começando pela participação na análise e definição do contexto da organização, inclusive sendo auditada internamente e externamente, especialmente nas cláusulas: 4. Contexto da Organização, 5. Liderança e 6. Planejamento;
  • Estabelecimento de um planejamento anual de reuniões ou outras formas para análises críticas do SGQ, inclusive sem as famosas atas de reuniões, pois há outras formas mais práticas de documentar estas análises. Em geral as reuniões são mensais e a cada mês são discutos os temas programados e eventualmente algum extraordinário.
  • O SGQ é estruturado por processo do negócio e cada processo tem um único gestor. Quando se aborda um processo do negócio, há vários departamentos envolvidos e para este gestor  lhe é dada a responsabilidade pelos resultados.
  • O Gestor do Processo do Negócio é responsável por estruturar e mudar o processo para conseguir os resultados.
  • Os Gestores dos Processos do Negócio devem, entre outras coisas: a) preparar planejamentos de metas para os objetivos da qualidade e respectivos indicadores para melhorar o desempenho dos processos e resultados do negócio, incluindo ações, recursos, prazos e responsáveis; b) responder pelos resultados do  processo nas reuniões de análises críticas da direção; c) identificar as necessidades de competência das pessoas envolvidas nos processos e providenciar as ações; e d) estabelecer e implementar as necessidades nos processos de conscientização e comunicação das pessoas envolvidas no processo; e) responder pelo  processo nas auditorias internas e externas;
  • Realização de treinamento e incorporação nos processos de métodos adequados para ações corretivas, análises de riscos e oportunidades, melhorias e tomadas de decisões; e
  • Terceirização das Auditorias Internas: o que fazemos quando estamos implantando o SGQ, temos um consultor que coordena e implanta o SGQ junto aos gestores e as auditorias internas são realizadas por outros consultores da ACT, sem relação com os processos da organização. É importante as organizações se conscientizarem, que as auditorias internas não são mais para conferir se o que está escrito é seguido, mas sim como a Alta Direção gerencia o SGQ e os gestores os seus processos na busca por resultados, ou seja, não é mais uma auditoria com foco no operacional, mas sim na gestão.

Entendemos que desta forma, os SGQ’s serão mais robustos e um trabalho de implantação, seja com consultoria ou não, é o de preparar principalmente os gestores e comprometer toda a organização na busca por resultados.

Possivelmente, nem todos os profissionais que tem a missão de desenvolver um SGQ com base na ISO 9001:2015, tem a mesma visão de implantação que adotamos, a partir da interpretação dos requisitos e da experiência que temos em gestão de negócios, mas temos certeza que não estamos distantes dos objetivos dessa nova versão, além de termos a confiança e cumplicidade de nossos clientes com essas abordagens, pois eles tem concordado com elas e buscado um sistema realmente robusto, não só a certificação.

Se quiser compreender esta visão, faça algum dos nossos treinamentos sobre a ISO 9001:2015, abertos ou “in company”.

 

 

Por: Araújo, Manoel Maurício de Souza – Diretor Técnico da ACT – Araújo Consultoria & Treinamento

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