6/09/16 em Artigos ISO 9001, Notícias

Não faça sua organização perder dinheiro com a certificação na ISO 9001:2015!

 

Em função da visão que foi criada no mercado ao longo do tempo com a certificação da ISO 9001, que é a de criação de documentos para conseguir um certificado e não de um modelo de gestão que aumenta a competitividade, muitas organizações continuam com esta visão e estão com o pensamento de que, o que houve na nova versão, são apenas requisitos que foram acrescentados, alterados e excluídos, cujo impacto é apenas alterar a documentação existente para atender esses requisitos e apresentar na auditoria. Esse sentimento, de uma visão de continuidade de que a ISO 9001 é um sistema de documentos,  vem de vários contatos que estamos tendo com organizações que estão solicitando orçamentos para implantação, mas que tem como maior preocupação: quanto vai custar para implantar?; e não os benefícios que terão com a implantação. Isso também se deve, ao fato de muitos profissionais, sejam consultores ou profissionais da própria organização, não estarem suficientemente preparados para implantar esta nova versão, já que boa parte fizeram um curso ou dois da norma, deram uma lida e já se consideram aptos para implantar partindo do sistema que a organização já tem, quando esta já é certificada.

Uma dúvida que surge na implantação da nova versão é: o que vou fazer com o Manual da Qualidade e com os Procedimentos?

Respostas:

  • Se o Manual da Qualidade é uma cópia da norma, pode jogar fora ou deletar e nem precisa olhar seu conteúdo, nem tente fazer um outro copiando a nova versão, pois isto não terá efeito prático algum, só custo;
  • Se o Manual da Qualidade realmente mostra como funciona o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), ou seja, descreve bem os processos com as etapas, responsáveis, métodos, critérios etc, ele pode ser usado como base para o mapeamento dos processos do novo SGQ, mas não copiados, pois há requisitos novos, alterados e excluídos; depois, também pode ser jogado fora ou deletado.
  • Com os procedimentos requeridos na versão 2008 e principalmente se você fez procedimentos onde a norma não requer (vendas, compras, RH etc), pode jogar fora ou deletar sem dor no coração, pois se for feito um bom mapeamento dos processos, estas atividades já estarão atendidas e também durante o mapeamento, será uma ótima oportunidade de revê-las e melhorá-las.

Alguns fatores, são fundamentais para implantação adequada da ISO 9001:2015:

  • O sistema de gestão da qualidade precisa ser estruturado com base na análise do contexto atual da organização, que considera o ambiente externo, o ambiente interno e requisitos das partes interessadas; portanto, o ponto de partida não é o sistema de gestão da qualidade atual;
  • É mais explícita a necessidade de adotar a gestão dos processos do negócio, onde boa parte das organizações não conhece este conceito e nem adota, mesmo as organizações certificadas;
  • Com a inexistência do requisito de haver um Representante da Direção, a própria Direção e os Gestores dos processos serão responsáveis pela implantação, manutenção e desempenho dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ);
  • Os funcionários devem estar engajados (pelo Gestor do Processo) nos seus respectivos processos, ou seja: conhecer o processo como um todo; entender suas atribuições, responsabilidades e os impactos de não cumprirem suas atividades adequadamente; conhecerem os objetivos e metas do(s) processo(s) que estão envolvidos (vide requisitos de comunicação e conscientização);
  • Os gestores e pessoal chave dos processos devem analisar constantemente os riscos e oportunidades dos processos, para torna-los robustos, ou seja, cada vez mais rápidos, mais baratos e de melhor qualidade;
  • Caso haja mudanças que impactem o SGQ (exemplos: terceirização de processos, implantação de novos processos, internação de processos, automação/ informatização de um processo, mudanças significativas em processos etc), as mudanças devem ser planejadas abrangendo os objetivos da mudança (redução de custos, melhoria da qualidade, maior agilidade etc), os riscos e oportunidades desta mudança e ações para contornar e/ou reduzir os riscos e/ou viabilizar as oportunidades, ações para implantação, verificação dos resultados obtidos com a mudança e manutenção da integridade do SGQ.
  • Manutenção do conhecimento organizacional: que é a manutenção de um sistema de informações que permita à organização, não só reter os conhecimentos/ domínio da operação dos seus processos, bem como dos problemas e das soluções que deram certo ou não, ao longo do tempo, além de adquirir e manter e reter conhecimento quando de novos processos, como forma de aperfeiçoamento e desenvolvimento.

 

É fácil observar que os fatores abordados anteriormente, tem como foco e gestão e não documentação. Também pode-se observar, que tais fatores estão voltados a um sistema de gestão com requisitos estruturados, para: que a Direção realmente dê a direção que o sistema deve seguir; que os gestores e não apenas a área da qualidade, se comprometam com os objetivos e metas organizacionais e engajem os funcionários envolvidos com seus processos; que a organização crie um ambiente que proporcione a busca constante por melhorias nos processos, considerando os riscos e oportunidades; e que a organização tenha domínio pleno dos seus processos e use o conhecimento adquirido para deixá-los cada vez mais robustos.

Abordagens entre outras, que podem fazer, a organização perder dinheiro com a implantação da ISO 9001:2015:

  • Ter foco apenas em renovar o certificado;
  • Não haver convencimento da Diretoria que a nova versão pode melhorar a competitividade do negócio;
  • Os Gestores e funcionários não estarem engajados com o sistema e busca de resultados;
  • Adotar a gestão departamental e não por processos;
  • Implantar um sistema burocrático de documentos, sem resultados práticos; e
  • Não aplicar métodos que facilitem o atendimento aos requisitos que sejam adequados para a organização e tornem os processos robustos: análise de riscos e oportunidades, ações corretivas, planejamentos de metas para alcançar os objetivos da qualidade etc.

Se você que leu este artigo, não teve este entendimento ou visão sobre esta nova versão, recomendamos   aprofundar-se mais ou buscar ajuda, pois além dos outros requisitos que são mais técnicos e operacionais, essa visão de gestão da ISO 9001:2015 precisa ser implementada para que traga resultados; e isso não depende de fazer documentos, mas sim de mudança comportamental, conscientização da Direção e métodos adequados, que podem ter maior ou menor impacto, dependendo da organização.

 

 

Por: Araújo, Manoel Maurício de Souza – Diretor Técnico da ACT Consultoria & Treinamento

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