15/05/17 em Artigos ISO 9001, Artigos ISO TS e IATF 16949, Notícias, Novidades

Como fazer uma auditoria de alto nível da ISO 9001:2015 e qual o perfil dos Auditores?

 

É preciso que as Organizações e Organismos Certificadores entendam, que fazer uma auditoria robusta na ISO 9001:2015 é bem diferente das auditorias nas versões anteriores, até porque é raro termos auditorias de sistemas de gestão da qualidade de alto nível atualmente, pois desde a versão 2000 por exemplo, a gestão por processos, mal é exigida pelos organismos certificadores e muito menos pelas auditorias internas. Isto porque, a maioria das auditorias ainda tem a abordagem do “cara x crachá”, ou seja pegar procedimentos e documentos e verificar se as pessoas estão seguindo. Assim, qualquer pessoa razoavelmente instruída, pode ser auditor, já que isto não é uma auditoria de sistema gestão, mas sim de documentação.

Temos percebido em todos os nossos clientes que já foram certificados pela ISO 9001:2015, que embora os auditores dos organismos certificadores tenham recebido treinamentos, ainda estão despreparados, independentemente do organismo certificador (já acompanhamos 3 organismos diferentes).

Principais falhas em geral, das auditorias de certificação atuais na ISO 9001:2015:

  • Auditor Líder não faz ou não sabe fazer uma análise adequada, antes da auditoria de campo, de como foi estruturado o sistema de gestão da qualidade (SGQ) da organização, para traçarem um roteiro de auditoria compatível com o SGQ;
  • Grupo Auditor não enxerga a abordagem de processos da organização, realizando a auditoria por departamento ou requisito da norma (compras, treinamento, vendas, projeto, prestação de serviços, recebimento etc);
  • Auditores não dominam ainda todos os requisitos da norma em relação à profundidade de aplicação, abrangência e interação, como: contexto da organização; análise de riscos e oportunidades; planejamento de mudanças; controle de processos, produtos e serviços providos externamente; conhecimento organizacional; conscientização; comunicação; informação documentada e outros;
  • Em função do comentário anterior, deixam de auditar alguns requisitos novos.

 

Auditorias Internas

Em relação às auditorias internas, embora seja mais barato terceirizar (clique aqui e leia nosso artigo sobre o tema), muitas organizações ainda tem buscado formar equipe de auditores internos, porém na grande maioria dos casos, se os organismos certificadores forem rigorosos, abrirão não conformidades em relação ao requisito 9.2.2c) selecionar auditores e conduzir auditorias para assegurar a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria; pois como a própria norma referencia no 4.4.1.b) que a organização deve determinar a sequência e interação dos processos; como pode haver imparcialidade, onde há interação entre os processos? Exemplo: vamos pensar numa indústria, quando uma área de Engenharia definiu um produto e/ou um processo de fabricação, como ela pode ser imparcial auditando por exemplo uma produção? Do mesmo modo, como a produção poderá auditar de forma imparcial o processo de projeto e desenvolvimento? Outro exemplo: Numa organização de prestação de serviços; como alguém da área de planejamento dos serviços, pode auditar a área que presta os serviços e vice-versa? Desta forma, em geral apenas grandes organizações, inclusive com unidades de negócios diferentes, podem formar equipes de auditores internos, onde uma unidade audita a outra, mas mesmo assim, é preciso entender qual a utilidade de pessoas deixarem de fazer suas atividades, para fazerem treinamento sobre a norma e auditorias para aplicarem uma, ou no máximo duas vezes por ano.

 

Perfil Ideal para os Auditores Internos e de Certificação para a ISO 9001:2015

  • Escolaridade: Superior Completo, preferencialmente em cursos que abordem processos de gestão;
  • Treinamentos: Auditorias de Sistemas de Gestão da Qualidade; Interpretação e Implantação da ISO 9001:2015, Análise e Gestão de Riscos e Oportunidades, Gestão por Processos, Métodos de Análise e Solução de Problemas, Planejamento Estratégico; Métodos Estatísticos;
  • Experiências Desejadas: em gestão de processos e/ou de departamento; auditorias internas e externas; planejamento estratégico; nos tipos de processos que serão auditados; análise e gestão de riscos e oportunidades; planejamentos de metas; análise de dados estatísticos; ações corretivas; métodos de solução de problemas;
  • Habilidades Desejáveis: Boa Comunicação Oral e Escrita; Mente aberta; Flexibilidade; Não tendencioso; Persistente; Auto-disciplinado; Imparcial; Bom ouvinte; Paciente; Bom observador; Interessado; e Sem medo de ser impopular;

Considerando o perfil acima, que chamamos de ideal, mas não obrigatório, devemos considerar que este profissional deva ter ao menos uns 15 anos de experiência profissional, principalmente levando em conta a auditoria da Direção e dos Gestores de Processos.

 

Qual a sequência ideal para realização de uma auditoria interna completa do SGQ, conforme a ISO 9001:2015?

Evidente que cada organização tem seu sistema de gestão da qualidade, com suas características, recursos, estrutura, processos, produtos e serviços, mas alguns fundamentos devem ser contemplados:

  • Começar pela Alta Direção, para entender dela se a análise do contexto, permitiu estruturar o SGQ e seus desdobramentos no escopo, política, objetivos da qualidade e metas;
  • Em seguida, auditar os processos de negócio e do sistema, considerando a sequência e interação definida pela organização, bem como observar se os princípios de gestão da qualidade são praticados dentro do sistema e dos processos: Foco no Cliente; Liderança; Engajamento das Pessoas; Abordagem de Processo; Melhoria; Tomada de Decisão Baseada em Evidência; e Gestão de relacionamento.
  • Por fim, voltar para a Alta Direção e avaliar se a análise crítica, as ações e recursos definidos na visão da Alta Direção vão aumentar a competitividade da organização e promover melhorias que aumentarão a satisfação dos Clientes e considerarão as partes interessadas.

Se ao final da auditoria, o Grupo Auditor com todo seu conhecimento e experiência, entender que a organização tem um sistema de gestão da qualidade robusto e comandado pela Alta Direção, a ponto de torna-la sustentável, mais competitiva e com alta qualidade nos processos de negócio; certamente não serão relevantes não conformidades pontuais para recomendar a organização no caso de uma auditoria de certificação, ou para corrigi-las, se for uma auditoria interna. O importante é que haja esse discernimento ao final da auditoria e que chegue ao conhecimento da Alta Direção e seus gestores se há robustez, superficialidade ou vulnerabilidades no SGQ da Organização para facilitar a tomada de decisão e não apenas para que se cumpra a formalidade de realização de uma auditoria interna.

 

Por: Araújo, Manoel Maurício de Souza – Diretor Técnico da ACT Consultoria & Treinamento

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